Secrétaire à La Vie étudiante & Aux Communications Job Openings by Académie Lafontaine inc. in Saint-Jérôme

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Académie Lafontaine inc. Job Vacancies 2021

Le 1e février 2021

SECRÉTAIRE À LA VIE ÉTUDIANTE ET AUX COMMUNICATIONS

Poste de remplacement à temps complet

Concours #AL20-21-61

Nature du travail

Le (la) secrétaire à la vie étudiante et aux communications travaille en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique, le directeur de la vie étudiante, des communications et du rayonnement. Il (elle) effectue pour celui-ci des tâches qui dépendent d’une situation concrète. Il (elle) remplit une mission de préparation et de soutien des différentes activités émanant du département de la vie étudiante et des communications. Le directeur peut se reposer sur lui (elle) principalement dans les domaines administratif et organisationnel : l’organisation des activités, de l’information et de la correspondance ainsi que celle de l’agenda et des priorités. Le (la) secrétaire à la vie étudiante et aux communications connaît et comprend le cœur des activités et des stratégies du département et transige avec discrétion les informations confidentielles. Le travail est aussi varié que les activités du département lui-même. Le sens de l’initiative et des responsabilités sont des atouts nécessaires afin d’exceller dans ce poste.

Service à la clientèle (parents, élèves, fournisseurs)

• Répondre aux appels téléphoniques concernant la vie étudiante en provenance des parents, élèves et fournisseurs
• Prendre les messages et référer les demandes aux personnes concernées
• Traiter et assurer le suivi du courrier postal, électronique et des télécopies
• Assurer la mise à jour de l’agenda électronique du directeur de la vie étudiante
• Procéder à la mise en page et à la correction des documents, puis assurer leur diffusion et un suivi auprès de la clientèle de la vie étudiante primaire et secondaire quant à des dossiers tels que : activités du midi, camps de jour lors des journées pédagogiques, fêtes thématiques, évènements spéciaux, voyages, etc.
• Répondre aux demandes des élèves en lien avec la vie étudiante ou les référer au besoin aux personnes concernées
• Assurer le suivi des demandes en lien avec la vie étudiante en provenance des divers départements et référer leurs demandes aux personnes concernées

Levées de fonds et activités de la vie étudiante

• Effectuer les réservations des autobus pour les activités en lien avec les activités de la vie étudiante
• Effectuer les réservations des divers départements pour l’utilisation du minibus
• Compléter les formulaires de déplacement du minibus
• Produire les feuilles de temps en lien avec l’utilisation du minibus, les faire signer et les remettre au service de la paie
• Assurer le suivi administratif des levées de fonds organisées par la vie étudiante
• Collaborer par du travail de bureau à la réalisation d’évènements comme : la cérémonie des toges, les galas de fin d’année, le bal des finissants, etc.

Voyages et assermentation

• Recueillir et compiler, pour tous les voyageurs, les documents nécessaires à la tenue des voyages (copie passeport, copie assermentation, copie visa s’il y a lieu, copie d’assurance, copie dossier médical, copie registre de vaccination s’il y a lieu, etc.)
• Confectionner le cahier-maitre pour chacun des voyages organisés par la vie étudiante
• Procéder à l’assermentation des parents pour les voyages

Suivi des absences aux activités parascolaires

• Colliger la liste des absences de la journée à celle des activités parascolaires et faire un suivi auprès des parents pour une absence non motivée à une activité parascolaire

Communications

• Diffuser les dossiers chapeautés par la vie étudiante sur le portail, le site web et certains médias sociaux
• Collaborer à la création de contenu web pertinent et percutant qui saura rejoindre notre clientèle selon les différentes plates-formes de diffusions choisies
• Exécuter la mise à jour de l’information sur ces différentes plates-formes
• Participer à la production d’outils communicationnels et promotionnels (infolettre, affiches, dépliants, etc.
• Assurer le système de classement des dossiers, de la revue de presse et des outils de communication et voir à l’archivage de ceux-ci

Approvisionnement

• Effectuer les inventaires
• Assurer l’approvisionnement du matériel de bureau du département

Exécuter toute autre tâche en lien avec le poste.

Cette personne doit également : formuler des suggestions et recommandations à son supérieur afin d’améliorer le fonctionnement des opérations dont elle est responsable.

Qualifications requises
Scolarité et expérience

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences

• Maîtrise essentielle de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Power Point)
• Maîtrise souhaitable de logiciels de mise en page, de plateformes web et de gestion de données (Indesign, Photoshop, Illustrator, WordPress, Facebook, Instagram, etc.)
• Excellente maitrise de la langue française, parlée et écrite (grammaire et orthographe)
• Connaissance en communication et organisation d’événements
• Approche de réalisation : rigueur, organisation, minutie dynamisme et motivation
• Sens de l’initiative, autonomie et facilité à travailler en équipe
• Polyvalence et grande capacité d’adaptation et de gestion des priorités
• Intérêt à entrer en relation avec la clientèle adolescente

Horaire de travail

De 8h30 à 16h30

5 jours par semaine

Entrée en fonction
Le plus tôt possible

Rémunération
L’échelle de salaire est celle de secrétaire de gestion qui se situe entre 20,98 $ et 24,22 $.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service aux ressources humaines accompagnée de leur curriculum vitae en spécifiant le numéro de concours, au plus tard le 5 février 2021, 16h par courriel.

Seuls les candidates et candidats retenus en entrevue seront contactés.

L’Académie Lafontaine applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Numéro de référence : Concours AL20-21-61

Date limite de candidature : 2021-02-05

Type d'emploi : Temps Plein, Temporaire

Salaire : 20,98$ à 24,22$ par heure

Horaire :

• Quart de jour

Mesures COVID-19:
Pour protéger nos employés, nous avons installé des plexiglass et nous fournissons l'équipement de protection (masque, gants, visière) ainsi que du désinfectant pour les mains et lingettes désinfectantes.

Expérience:

• secrétariat: 4 ans (Souhaité)

Formation:

• École Secondaire (Requis)

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